Etapas y Realizaciones en la Formulación de las Políticas de Educación Superior

Plan de autoevaluación

La autoevaluación es realizada por la misma universidad o por cada institución de Educación Superior, antes de formular la solicitud oficial ante la Liga de Acreditación para el inicio del proceso. Puede realizarse por medio de los siguientes pasos:

1. Recopilación de la documentación básica

En esta etapa se hace una recopilación de los documentos que certifican la existencia de la institución como universidad y se verifica su validez legal.
Dichos documentos son: el acta de fundación, los estatutos, el reglamento académico de la universidad y de las facultades, el Estatuto Docente, los decretos e instrumentos legales que certifican la autorización para la creación de los programas y demás instrumentos que rigen la organización y manejo de la universidad: reglamentos internos, políticas de personal, políticas de manejo presupuestal.

2. Revisión preliminar del cumplimiento de reglamentaciones

Se crea un ‘Comité de Supervisión Interna’ que verifica el estado y cumplimiento de las reglamentaciones arriba señaladas. Especial atención se presta a la revisión de las actas de los consejos superiores, consejos académicos, juntas y comités, para verificar los procesos de toma de decisiones y certificar que se realizan dentro de la normatividad reglamentaria que haya sido instituida.

3. Revisión de los planes y programas de desarrollo universitario

La universidad debe dejar constancia de que no solo vive para el presente, sino que tiene claridad sobre los objetivos y metas que debe cumplir en el desarrollo de su misión estatutaria. El análisis de los planes y programas de desarrollo universitario, los cuales deben realizarse dentro de parámetros técnicos, señalan las metas de crecimiento de la universidad tanto en lo que respecta a sus programas académicos, como en todos aquellos aspectos que se refieren a su crecimiento organizacional y al desarrollo físico de sus instalaciones, contando para ello con una sólida base financiera.

4. Establecimiento de sistemas de mejoramiento continuo

Como cuarto paso dentro de la etapa de preparación, es necesario establecer procesos de autoevaluación permanente que conduzcan a establecer programas de ‘mejoramiento continuo’ de la gestión académica y universitaria. Este es el aspecto de mayor importancia para asegurar la posterior acreditación de la universidad.
Esta etapa consta de las siguientes subetapas:

    4.1. Desarrollo de indicadores de gestión
    Se trata de un proceso de análisis cuantitativo y cualitativo que permita desarrollar un mapa preciso sobre el comportamiento organizacional y académico de la universidad (sobre las metodologías para el desarrollo de estos indicadores existe abundante información publicada; es conveniente solicitar dicha información a las entidades acreditadoras).

    4.2. Análisis de los indicadores de gestión y fijación de metas de mejoramiento
    Una vez se conoce el comportamiento de los indicadores de gestión, es necesario realizar una ‘autocrítica’ para definir cuáles son los parámetros que es preciso mejorar (por ejemplo: modificación de tasas de deserción e incremento de tasas de retención; mejoramiento de índices de rendimiento académico; mejoramiento de estándares de selección de profesores; mejoramientos en la dotación, instalaciones; perfeccionamiento de los sistemas de docencia y evaluación académica, etcétera).

    4.3. Fijación de procedimientos, metodologías y metas para el logro de la elevación de los indicadores de gestión
    En esta etapa se hacen planes concretos para modificar o incrementar aquellos indicadores de gestión que se consideran relevantes para el mejoramiento institucional.
    Se aconseja la creación de grupos o comités que puedan verificar y controlar la aplicación de las metodologías para el logro de dichas metas.
    La experiencia de algunas universidades demuestra que no es necesario abordar el mejoramiento continuo de toda la institución al mismo tiempo, sino que se puede ir desarrollando en aquellos sectores o áreas que sean más relevantes y manejables.
    Es un proceso que debe formar parte del manejo institucional de cualquier institución que desee acreditarse.
    El desarrollo de los ‘planes de mejoramiento continuo’ es diferente al de los procesos de los planes generales de desarrollo de la universidad, si bien puede ser un ítem de estos.

5. Asesoría externa

Es conveniente contar con apoyo y asesoría externa para la realización de los cuatro pasos anteriores, por parte de consultores que tengan experiencia en la implementación de estos procesos. Algunas agencias acreditadoras prestan este servicio.
También es conveniente que dichos asesores puedan apoyar a la institución universitaria que solicite la acreditación, a fin de señalar el momento en el cual se considera que la institución universitaria está madura para presentar su solicitud formal de acreditación.

Etapa de acreditación

En forma somera se explican los criterios y metodologías propios de la acreditación y que funcionan en forma estandarizada en muchos países que ya han adoptado estos sistemas. Cada agencia o liga de acreditación desarrolla sus propios estándares y procedimientos a la luz de criterios que fija con anterioridad y que, en muchos lugares, son resultado de una discusión en la cual toman parte activa las universidades.

1. Estudio de los criterios de acreditación

Antes de solicitar la acreditación es indispensable que la universidad estudie con detención los criterios que configuran la política aceptada de acreditación. Dichos criterios especifican las condiciones que debe cumplir la entidad solicitante en aspectos relativos a:

    1.1. Su reconocimiento como universidad por parte del Estado y de los programas que desarrolla de acuerdo con las normas vigentes, así como la existencia de reglamentaciones específicas para el manejo de los estudiantes, de los profesores y del comportamiento organizacional de la institución.

    1.2. La existencia de autoridades claramente establecidas para el gobierno de la institución, las cuales se comportan de acuerdo con las reglamentaciones establecidas y dejan constancia de sus decisiones y determinaciones (consejos superiores, conciliaturas, consejos académicos, consejos de facultad, rectores, vicerrectores, decanos, jefes de departamento, directores de institutos, etcétera).

    1.3. La definición de la misión y el establecimiento de políticas claras para el cumplimiento de la misma, con pruebas claras de que dicha misión se traduce en todos los programas académicos y en todos los planes de operación de la institución universitaria.

    1.4. La existencia de planes de desarrollo de la universidad, que son viables y disponen de los recursos humanos y financieros adecuados para realizarlos.

    1.5. La existencia de programas académicos debidamente estructurados, conducentes a títulos, que se rigen por planes de estudio claros y precisos, los cuales se realizan en períodos claramente definidos y ajustados a los estándares propios de la formación universitaria y en los que, además de la formación profesional, se da importancia a la formación humana e integral de los estudiantes. La institución debe mostrar evidencias de que dicha formación es eficiente.

    1.6. La existencia de un cuerpo profesoral con el tiempo y dedicación necesarios para el desarrollo de los programas académicos, con las debidas credenciales para ejercer su tarea profesoral, y el establecimiento de sistemas de evaluación y promoción profesoral que permitan su mantenimiento, actualización profesional y docente, y su realización personal dentro de la institución, mediante políticas y sistemas claramente establecidos en el Estatuto Docente.

    1.7. La existencia de los recursos didácticos, de consulta e investigación, adecuados a los programas académicos que ofrece la universidad, de tal manera que tanto profesores como estudiantes puedan utilizarlos y disponer de ellos para su debida formación y aprendizaje.

    1.8. La existencia de una planta física adecuada que permita el desarrollo de todas las actividades académicas y la puesta en marcha de programas de bienestar universitario.

    1.9. La existencia de una organización eficiente y moderna que permita el control adecuado de los procesos administrativos y la prestación de los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la institución; y la contratación y dedicación del personal administrativo necesario, el cual a su vez debe disponer de los recursos adecuados para su capacitación y de los equipos e instalaciones para el debido cumplimiento de sus tareas y funciones.

    1.10. La existencia de una sólida base financiera y el establecimiento de los sistemas de auditoría y control que permitan asegurar el adecuado uso e inversión de los recursos, con el objeto de asegurar el desarrollo de la universidad y permitir el cumplimiento de sus objetivos sociales a corto y largo plazo.

    1.11. La existencia de sistemas claros de comunicación e información y la publicación clara y oportuna de las políticas y programas de la institución en forma tal que estén al alcance de los miembros de la comunidad universitaria y del público en general; asimismo, la puesta en marcha de procesos de información interna e investigación institucional que permitan el desarrollo y utilización de indicadores para asegurar el buen funcionamiento de la gestión universitaria.

    1.12. La existencia de sistemas claros de relación de la universidad con su entorno social, para requerir y utilizar servicios de diferentes organismos e instituciones y prestar a su vez servicios a las comunidades. Dichas relaciones deben obedecer a políticas claras y precisas, al igual que regirse por mecanismos contractuales cuando sea necesario, principalmente cuando se trate de asegurar el cumplimiento de los objetivos de formación académica

    1.13. La coordinación de la universidad con otras instituciones de educación a nivel nacional e internacional; su participación en redes de información e intercambio; el establecimiento de programas de intercambio profesoral y de becas para los estudiantes y profesores, la realización de programas conjuntos de investigación y la difusión y utilización de sus resultados.

    1.14. La existencia de programas de extensión universitaria y de cursos de educación continuada que obedezcan a criterios de calidad y excelencia, que se efectúen con seriedad y responsabilidad.

    1.15. La planeación y puesta en marcha de planes de bienestar universitario, que tengan en cuenta a los estudiantes, a los profesores y al personal administrativo, y que cubran áreas tales como: mantenimiento y conservación de la salud, atención médica, deportes, desarrollo artístico y cultural, atención a las necesidades psicológicas de los estudiantes, programas de prevención antidrogas, cafeterías, provisión de materiales escritos y publicaciones, centros de información universitaria, programas de becas, programas de mantenimiento del medioambiente y de defensa de los recursos naturales, excursiones, turismo ecológico y demás posibilidades.

2. Solicitud formal de acreditación

La institución universitaria que considera estar lista para iniciar el proceso de acreditación lo hace mediante la formulación de una solicitud oficial, que debe estar firmada por el representante legal de la institución y refrendada por las autoridades pertinentes.

La carta de solicitud debe ir acompañada de la documentación pertinente que le sea solicitada por la entidad acreditadora; en ella es indispensable que certifique conocer y aceptar los criterios que haya fijado la liga de acreditación, y que ofrece la información que le sea requerida. Entre las condiciones exigidas normalmente por las agencias acreditadoras están: la posibilidad de visitar y verificar la información suministrada por parte de sus funcionarios, un plan de autoevaluación permanente que debe realizarse en forma cíclica, y suministrar información interna y externa claramente verificable.

3. Visitas de revisión y ajuste

Normalmente la entidad acreditadora autoriza una primera visita de información, realizada por uno de sus oficiales, una vez se hayan revisado los documentos enviados. Es posible que antes de autorizar la visita se soliciten documentos complementarios.
Como resultado de esta primera visita por lo general se señalan los pasos que es necesario dar a fin de ajustar a la entidad solicitante a los criterios y normas que sean fijados por la entidad acreditadora. Según sean las carencias y complejidad de los mismos, se pueden programar visitas complementarias de seguimiento hasta lograr el ajuste de la entidad solicitante.

4. Visita de pares universitarios

Cuando ya se hayan cumplido los ajustes requeridos, a criterio del primer evaluador, la entidad acreditadora puede autorizar la visita de un grupo de pares académicos seleccionados por dicha agencia, quienes rendirán un informe.
Dicho informe es dado a conocer a la entidad solicitante para que formule sus opiniones y reparos.
Como resultado de dicho informe surgen tres alternativas: a) aprobación definitiva de la acreditación (caso extremadamente raro); b) aceptación de la institución solicitante en período de prueba, con un período de ajuste (situación probable); c) negación de la acreditación (en este caso la institución solicitante debe iniciar de nuevo todo el proceso).

5. Obtención de la acreditación

Cuando una entidad solicitante es aprobada, entra a formar parte de la asamblea de la entidad acreditadora y debe comprometerse a cumplir las obligaciones que se desprenden de esta aprobación.


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